Las actuaciones preparatorias constituyen la primera fase del proceso de contratación pública (junto a la fase de selección y la de ejecución contractual) y se rigen por la Ley N° 30225 y su Reglamento, aprobado por D.S. N° 344-2018-EF. Su objetivo es definir con precisión qué necesita la Entidad, cuánto cuesta y con qué presupuesto se atenderá, garantizando legalidad y eficiencia.
El área usuaria formula el requerimiento, que se concreta en especificaciones técnicas (EETT) para bienes, términos de referencia (TDR) para servicios y expediente técnico de obra para obras. Debe contener una descripción objetiva, precisa y de finalidad pública. Está prohibido orientar el requerimiento hacia marcas, patentes, procedencia o fabricación determinada, salvo proceso de estandarización autorizado por el Titular. El requerimiento de bienes y servicios de carácter permanente se realiza por períodos no menores a un (1) año (Art. 29.7 Reglamento). Antes de formular el requerimiento, el área usuaria verifica si la necesidad está en una ficha de homologación, en el listado de bienes y servicios comunes o en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco (Art. 8 Reglamento).
El Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) tiene la obligación de realizar indagaciones de mercado para determinar el valor estimado (bienes y servicios) o el valor referencial (consultoría y ejecución de obras). Las fuentes incluyen cotizaciones, presupuestos, precios históricos, portales y estructuras de costos. En obras, el valor referencial no puede tener una antigüedad mayor a nueve (9) meses (Art. 34 Reglamento) y puede ser público o reservado. El valor determina el tipo de procedimiento de selección.
Mediante la homologación, los Ministerios fijan características técnicas y condiciones de bienes y servicios. La ficha homologada es de uso obligatorio desde el día siguiente de su publicación. La estandarización permite excepcionalmente referirse a una marca, justificada por compatibilidad con equipamiento preexistente.
Es requisito, bajo sanción de nulidad, contar con la certificación de crédito presupuestario (CCP) emitida sobre crédito suficiente y libre de afectación, en función de la Programación de Compromisos Anual (PCA). El expediente de contratación reúne el requerimiento, indagación de mercado, valor referencial/estimado, CCP, determinación del procedimiento y demás documentos; lo aprueba el funcionario competente en forma previa a la convocatoria.
Se integra por tres (3) miembros, uno del OEC; sus miembros tienen suplentes. El quórum exige la presencia de todos los integrantes; los acuerdos se adoptan por unanimidad o mayoría, sin caber la abstención. Es colegiado y solidariamente responsable.
Los requisitos de calificación (capacidad legal, técnica/profesional y experiencia) se verifican como mínimos habilitantes; los factores de evaluación ordenan las ofertas (precio, experiencia, etc.). Las Bases estándar del OSCE tienen una sección general no modificable (su alteración acarrea nulidad) y una sección específica que completa la Entidad.
1. ¿Qué artículo de la Ley N° 30225 regula el requerimiento?
El requerimiento es regulado por el artículo 16 de la Ley N° 30225, mientras que el artículo 18 regula el valor estimado y referencial, y el 19 la condición de crédito presupuestario.
2. ¿Cómo se denomina el documento del requerimiento que corresponde a la contratación de bienes?
Según el artículo 29 del Reglamento, las especificaciones técnicas (EETT) corresponden a la contratación de bienes; los términos de referencia a servicios y consultorías; y el expediente técnico a obras.
3. ¿A qué tipo de contratación corresponden los términos de referencia (TDR)?
De acuerdo con el artículo 29 del Reglamento, los términos de referencia (TDR) corresponden a la contratación de servicios y consultorías.
4. ¿Qué documento integra el requerimiento en la contratación de obras?
Según el artículo 29 del Reglamento, el expediente técnico de obra integra el requerimiento en la contratación de obras.
5. ¿Qué dependencia elabora el requerimiento de bienes, servicios u obras?
El área usuaria es la dependencia que requiere los bienes, servicios u obras y elabora el requerimiento.
6. ¿Qué artículo del Reglamento (D.S. N° 344-2018-EF) regula el Requerimiento?
El artículo 29 del Reglamento regula el Requerimiento; el 32 el valor estimado, el 42 el expediente de contratación y el 49 los requisitos de calificación.
7. ¿Qué deben contener las EETT, los TDR o el expediente técnico de obra según el Reglamento?
Conforme al artículo 29.1 del Reglamento, las EETT, TDR o expediente técnico de obra contienen la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes.
8. Según el artículo 16 de la Ley N° 30225, ¿qué deben contener las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico?
El artículo 16 de la Ley establece que las EETT, TDR o expediente técnico deben formularse de forma objetiva y precisa; la frase 'descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes' corresponde literalmente al artículo 29.1 del Reglamento, en concordancia con la Ley.
9. Por regla general, ¿qué referencias NO deben hacerse en la definición del requerimiento?
Según el artículo 29.4 del Reglamento, en la definición del requerimiento no se hace referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, salvo estandarización autorizada.
10. ¿En qué supuesto procede la referencia a una marca o tipo particular en el requerimiento?
De acuerdo con el artículo 29.4 del Reglamento, la referencia a una marca o tipo particular procede cuando lo justifica un proceso de estandarización autorizado por el Titular de la Entidad.
11. ¿Qué permite la estandarización de modo excepcional en el requerimiento?
La estandarización permite, de modo excepcional, referirse a una marca o tipo determinado por compatibilidad con equipamiento o infraestructura preexistente, autorizada por el Titular de la Entidad.
12. El requerimiento de bienes o servicios en general de carácter permanente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica, ¿por qué períodos se realiza?
Conforme al artículo 29.7 del Reglamento, el requerimiento de bienes o servicios en general de carácter permanente, de provisión continua o periódica, se realiza por períodos no menores a un (1) año.
13. Además de describir las características del bien o servicio, ¿a qué debe responder el requerimiento?
El requerimiento debe responder a una finalidad pública, según el artículo 16 de la Ley y el artículo 29 del Reglamento.
14. Antes de formular el requerimiento, ¿qué debe verificar el área usuaria en coordinación con el OEC?
Según el artículo 29.10 del Reglamento, antes de formular el requerimiento el área usuaria, en coordinación con el OEC, verifica si la necesidad se encuentra definida en una ficha de homologación, en el listado de bienes y servicios comunes o en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco.
15. ¿Con qué finalidad puede modificarse el requerimiento?
El requerimiento puede modificarse para mejorar, actualizar o perfeccionar las especificaciones técnicas o términos de referencia, con sustento del área usuaria, conforme al artículo 29 del Reglamento.
16. Respecto al expediente técnico de obra, cuando corresponde al Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones, ¿con qué debe contar?
El expediente técnico de obra se elabora conforme a la normativa y debe contar con la viabilidad cuando corresponde al Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (Invierte.pe).
17. ¿Sobre la base de qué se calcula el valor estimado de la contratación?
El valor estimado se calcula con base en el requerimiento (EETT/TDR) y los requisitos de calificación definidos por el área usuaria, conforme a los artículos 29 y 32 del Reglamento.
18. En el caso de bienes y servicios incluidos en el listado de bienes y servicios comunes, ¿qué método de contratación se utiliza?
Para bienes y servicios incluidos en el listado de bienes y servicios comunes corresponde la Subasta Inversa Electrónica, conforme al artículo 30.5 del Reglamento (procedimiento detallado en los artículos 110 y 111).
19. Mediante la homologación de requerimientos, ¿qué establecen los Ministerios?
Mediante la homologación, regulada por el artículo 30 del Reglamento (y el artículo 17 de la Ley), los Ministerios establecen las características técnicas y condiciones de los bienes y servicios.
20. ¿A partir de qué momento es obligatorio el uso de la ficha de homologación?
El uso de la ficha de homologación es obligatorio a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano, conforme al artículo 30.2 del Reglamento.
21. ¿A quién corresponde de manera exclusiva la competencia para la homologación de requerimientos?
La homologación de requerimientos corresponde a las Entidades del Poder Ejecutivo (con rango de Ministerio) que formulan políticas nacionales y/o sectoriales, conforme al artículo 17 de la Ley N° 30225 y al artículo 30 del Reglamento; PERÚ COMPRAS apoya el proceso pero no homologa.
22. Como parte de las Bases estándar, ¿qué documento del requerimiento se incorpora junto a los requisitos de calificación y los factores de evaluación?
Según la Directiva N° 001-2019-OSCE/CD, las Bases estándar contienen, entre otros, el requerimiento (EETT/TDR/expediente técnico), los requisitos de calificación, los factores de evaluación y las condiciones de contratación.
23. ¿Qué órgano tiene la obligación de realizar indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado de la contratación?
Conforme al artículo 32 del Reglamento, el Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) tiene la obligación de realizar indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado de la contratación.
24. ¿Qué artículo de la Ley N° 30225 regula el valor estimado y el valor referencial?
El valor estimado y el valor referencial son regulados por el artículo 18 de la Ley N° 30225.
25. Según la Ley N° 30225, ¿en qué tipo de contrataciones la Entidad debe establecer el valor estimado y en cuáles el valor referencial?
Conforme al artículo 18 de la Ley, la Entidad debe establecer el valor estimado en la contratación de bienes y servicios y el valor referencial en consultorías y ejecución de obras.
26. ¿Para qué sirve el valor estimado o referencial según la Ley N° 30225?
Según el artículo 18 de la Ley, el valor estimado o referencial sirve para determinar la aplicación de la Ley y el tipo de procedimiento de selección, así como para gestionar la asignación de recursos presupuestarios.
27. ¿De quién es responsabilidad exclusiva la determinación del valor estimado/referencial y su actualización?
Conforme al artículo 18 de la Ley N° 30225, la determinación del valor estimado/referencial y su actualización es responsabilidad exclusiva de la Entidad.
28. ¿En qué supuesto la Ley N° 30225 establece que no se determina valor estimado?
El artículo 18 de la Ley señala que no se establece valor estimado en procedimientos cuyo objeto sea implementar o mantener Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco.
29. ¿Qué artículo del Reglamento (D.S. N° 344-2018-EF) regula el valor estimado?
El valor estimado es regulado por el artículo 32 del Reglamento, aprobado por D.S. N° 344-2018-EF.
30. Para la indagación de mercado destinada a determinar el valor estimado, ¿a qué tipo de información puede recurrir el OEC?
Según el artículo 32 del Reglamento, para la indagación de mercado se puede recurrir a información de contrataciones públicas o privadas similares.
31. ¿Cuáles de las siguientes constituyen fuentes válidas de la indagación de mercado según el objeto de la contratación?
El artículo 32 del Reglamento señala que las fuentes de la indagación de mercado incluyen cotizaciones, presupuestos, portales, catálogos, precios históricos y estructuras de costos, según el objeto de la contratación.
32. Al determinar el valor estimado de un bien, ¿qué conceptos debe considerar la Entidad?
Conforme al artículo 32 del Reglamento, el valor estimado se determina considerando todos los conceptos que incidan en el costo del bien o servicio, incluidos tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y demás conceptos aplicables.
33. Además de aproximar el costo, ¿qué debe permitir verificar la indagación de mercado?
Según el artículo 32 del Reglamento, la indagación de mercado debe permitir verificar la existencia de pluralidad de proveedores o marcas y la posibilidad de obtener competencia.
34. ¿Sobre qué base se calcula el valor estimado de una contratación?
De acuerdo con los artículos 29 y 32 del Reglamento, el valor estimado se calcula con base en el requerimiento (EETT/TDR) y los requisitos de calificación definidos por el área usuaria.
35. ¿Qué artículo del Reglamento regula el valor referencial y su antigüedad en la ejecución de obras?
El artículo 34 del Reglamento regula el valor referencial, incluyendo su antigüedad en la ejecución de obras y la posibilidad de actualización antes de la convocatoria.